Poniższy dokument stanowi politykę prywatności
Ośrodka Badań Genealogiczno-Heraldycznych i Regionalnych „HISTORIAE”

1. Treść danych osobowych i sytuacje w jakich pozyskujemy je od naszych Klientów.

Wszelkie Państwa dane osobowe, jakie posiadamy, otrzymujemy od Państwa lub pozyskujemy sami na różnych etapach realizacji powierzonych nam zleceń. Już na etapie składanych przez Państwa zapytań odnośnie możliwości podjęcia przez nas jakiegoś zlecenia, udostępniacie nam Państwo swoje dane osobowe (zazwyczaj: imię i nazwisko, adres e-mail, nr telefonu). Podjęcie z nami współpracy niekiedy również może zrodzić konieczność przekazania nam kolejnych danych osobowych (np. przy wystawieniu nam pełnomocnictwa do badań lub podpisaniu umowy na ich prowadzenie, są to zazwyczaj: adres zamieszkania, nr i seria dowodu osobistego, nr PESEL, imiona i nazwiska rodziców). Podobnie też Państwa dane osobowe (imię i nazwisko, adres, nr konta bankowego), są nam przekazywane przy okazji przelewów bankowych. Przekazanie przez Państwa tych danych jest dobrowolne, ale niezbędne do realizacji umowy. Państwa dane osobowe mogą również znaleźć się w opracowaniach genealogicznych lub biograficznych, których wykonanie Państwo nam zleciliście, a do których przesłaliście nam informacje (np.: zdjęcie, rysopis, miejsca zamieszkania, wykształcenie i miejsca pracy, pochodzenie etniczne, wyznanie religijne itp.).

 
2. Administrator danych osobowych.

Administrator danych osobowych to osoba, która ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych, zapewnia odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające ich bezpieczeństwo (w szczególności uniemożliwiające dostęp do nich osobom trzecim, czy ich przetwarzanie z naruszeniem przepisów prawa). Administrator jest bezpośrednio odpowiedzialny za przetwarzanie i ochronę danych osobowych. Administratorem danych osobowych w Ośrodku „HISTORIAE” jest jego właściciel – Paweł Szymon Towpik.

 
3. Cele i miejsce przetwarzania danych osobowych.

Przetwarzanie danych następuje: w celu wykonania umów, których jesteście Państwo stroną lub w związku z potencjalnym zamiarem zawarcia tych umów (zapytania odnośnie możliwości podjęcia i przewidywanych kosztów określonego zlecenia), w związku z ciążącym na Ośrodku „HISTORIAE” obowiązkiem prowadzenia stosownej księgowości podatkowej, a także dla pozyskania określonych statystyk, dzięki którym możemy rozwijać naszą ofertę i poprawiać jej jakość. Dane przetwarzane są w siedzibie Ośrodka „HISTORIAE”, choć niekiedy także i w innych miejscach realizacji powierzonych nam zleceń (np. okazywanie pełnomocnictw w archiwach gdzie prowadzimy kwerendy). Gwarantujemy wysoki poziom bezpieczeństwa przetwarzania danych. Większość danych jest przechowywana w formie elektronicznej, pozostała na papierze. Niektóre z pośród Państwa podstawowych danych osobowych mogą być niekiedy udostępnione instytucjom i organom państwowym, jeśli tego zażądają na podstawie odpowiednich przepisów prawa. Jednakże w ciągu kilkunastoletniej działalności Ośrodka „HISTORIAE”, żadne takie sytuacje nie miały miejsca, za wyjątkiem przypadków, kiedy byliśmy zobowiązani do okazania pełnomocnictwa do badań w niektórych archiwach państwowych i kościelnych oraz USC (pod rygorem nieudzielania dostępu do źródeł historycznych, niezbędnych dla prowadzonych badań). Niekiedy też Państwa dane adresowe są udostępniane Poczcie Polskiej, by możliwe było dostarczenie Państwu egzemplarza podpisanej przez nas umowy lub wykonanego opracowania. Niniejszym zapewniamy też, że Państwa dane osobowe nie są przekazywane jakimkolwiek podmiotom ani osobom fizycznym w celach komercyjnych, ani też nie są przekazywane do państw trzecich czy dla organizacji międzynarodowych (i znowu, jedynym tu wyjątkiem jest konieczność okazywania pełnomocnictwa w zagranicznych archiwach i urzędach metrykalnych).

 
4. Szczególne kategorie danych osobowych oraz inne dane powszechnie uważane za „wrażliwe”.

Przy prowadzonych badaniach genealogicznych lub biograficznych mamy do czynienia z kategoriami danych osobowych, jakie przepisy RODO określają mianem szczególnych. Zazwyczaj są to takie dane jak pochodzenie z określonej grupy narodowej lub etnicznej oraz przekonania (wyznanie) religijne, ale zdarza się też, że są to takie dane jak: przynależność do konkretnych organizacji, przekonania światopoglądowe, poglądy polityczne, dane biometryczne, informacje zdrowotne lub genetyczne. Niekiedy pojawia się też cały szereg danych powszechnie uznawanych za szczególnie „wrażliwe”, jak np.: nieślubne lub pozamałżeńskie pochodzenie, różne patologie społeczne w rodzinie, współpraca z komunistyczną bezpieką, obecność na volkslistach, przeszłość kryminalna najbliższych przodków lub krewnych, bądź ich przynależność do organizacji uważanych za zbrodnicze itp. Informacje te albo otrzymujemy od Państwa, gdyż są one niezbędne do prowadzenia zleconych nam badań, albo też natrafiamy na nie sami, prowadząc archiwalne kwerendy, wywiady z ludźmi, czy też analizując wyniki badań genetycznych. Pragniemy Państwa zapewnić, że wszelkie takie informacje są przez nas szczególnie chronione i zgodnie z etyką zawodową, którą się kierujemy, pozostają one wyłącznie do wiedzy naszego Klienta, z którego badaniami są związane.

 
5. Prawa przysługujące Klientom, których dane przetwarzamy.

Odnośnie swoich danych osobowych macie Państwo prawo:
- żądać do nich dostępu, a także ich sprostowania lub aktualizacji w drodze komunikacji elektronicznej z Administratorem;
- nakazać przekazanie tych danych innemu, wskazanemu przez siebie administratorowi;
- wnieść sprzeciw wobec ich określonego przetwarzania lub żądać ograniczenia ich przetwarzania;
- żądać ich usunięcia; tu na wyraźne życzenie Administrator może niezwłocznie usunąć Państwa dane osobowe, za wyjątkiem tych, które znajdują się w dokumentacji, jaka ze względu na obowiązujące w Polsce prawo podatkowe musi być przez określony czas przechowywana (przynajmniej przez okres 5 pełnych kolejnych lat od roku, kiedy powierzone nam zlecenie zostało zrealizowane) oraz dokumentacji koniecznej do ustalenia, dochodzenia lub obrony ewentualnych roszczeń.

We wszystkich powyższych sprawach mogą Państwo kierować się do naszego Administratora danych osobowych, pisząc na adres: biuro@historiae.pl lub ul. Ochla-Kożuchowska 15, 66-006 Zielona Góra. 

Jeśli zaś uznacie Państwo, że przetwarzanie Waszych danych osobowych narusza przepisy, przysługuje Państwu prawo do wniesienia skargi na działanie Administratora, do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

 
6. Podstawa prawna.

1. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r., w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawach swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych);
2. Ustawa z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz.U. 2004 nr 173 poz. 1807, z późniejszymi zmianami);
3. Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. 1994 nr 121 poz. 591, z późniejszymi zmianami);
4. Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. 1991 nr 80 poz. 350 z późniejszymi zmianami);
5. Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. 1983 nr 38 poz. 173 z późniejszymi zmianami);
6. Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. 2014 poz. 1741 z późniejszymi zmianami);
7. Regulaminy udostępniania i kopiowania źródeł w poszczególnych archiwach, bibliotekach i muzeach.

7. Polityka korzystania z plików „COOKIES”.

Nasza strona internetowa korzysta do celów statystycznych z plików „cookies” (tzw. ciasteczek). Są to pliki z informacjami tekstowymi wysyłanymi do Państwa przeglądarki, kiedy oglądacie naszą stronę i które przeglądarka wysyła z powrotem. Więcej o plikach „cookies” możecie Państwo dowiedzieć się tu: https://pl.wikipedia.org/wiki/HTTP_cookie. Pliki te dostarczają nam informacji statystycznych odnośnie sposobu korzystania z naszej strony (jakie używane są przeglądarki, na jakich systemach operacyjnych są zainstalowane, z jakich krajów mamy połączenia, o jakiej godzinie, jakie podstrony są najczęściej otwierane itp.). Zbieramy te dane celem ulepszenia budowy i zawartości strony. Informacje te nie są przypisane do konkretnych, dających się zidentyfikować osób, a więc za pomocą plików „cookies” nie są zbierane ani przetwarzane żadne dane osobowe. Możecie Państwo samodzielnie dokonać zmiany ustawień swojej przeglądarki internetowej w zakresie udostępniania plików „cookies”. Szczegółowe informacje na ten temat zawiera pomoc danej przeglądarki internetowej.